מה החוק אומר, ומה הוא לא אומר
חיפשנו תקופת שמירה ייעודית לנתוני מועמדים בשלושה מקומות: חוק הגנת הפרטיות, תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע) מ-2017, והנחיה 2/2012 של הרשות להגנת הפרטיות שעוסקת בדיוק בהליכי מיון לעבודה. בשלושתם אין מספר. נכון לנובמבר 2026 לא מצאנו גם הנחיה פומבית אחרת של הרשות שקובעת תקופה כזאת. אם מישהו אומר לכם "החוק מחייב למחוק אחרי חצי שנה", בקשו ממנו את הסעיף.
זה לא אומר שמותר לשמור לנצח. שלושה כללים מגדירים את הגבול בפועל:
- הגבלת מטרה. סעיף 8(ב) לחוק קובע שאסור לעבד מידע אישי במאגר אלא למטרה שנקבעה לו כדין. קורות חיים שנשלחו למשרת מנהלת חשבונות בפתח תקווה נאספו לגיוס הזה. שימוש אחר דורש בסיס נוסף.
- איסור על מידע עודף. בסעיף 2.6.4 להנחיה 2/2012 הרשות כותבת שאסור למעסיק לאסוף מידע שאינו נדרש להליך קבלת המועמד, ואם נאסף מידע עודף, אסור להמשיך לשמור אותו.
- בדיקה שנתית. תקנה 2(ג) לתקנות אבטחת המידע מחייבת את בעל המאגר לבחון פעם בשנה אם המידע שהוא שומר אינו רב מהנדרש למטרות המאגר.
יוצא שהשאלה האמיתית היא לא "כמה זמן מותר", אלא "כמה זמן אני צריך את זה, ולמה". את התשובה צריך לכתוב, כי היא מה שתציגו אם הרשות או מועמד ישאלו.
למה בכל זאת שומרים קורות חיים אחרי שהמשרה נסגרה
יש סיבות לגיטימיות. מועמדת שנבחרה עזבה אחרי שבועיים, ורוצים לחזור למקום השני. מועמד שלא התקבל טוען שהופלה, ואתם צריכים לתעד איך התקבלה ההחלטה. או שמשרד רואי חשבון קטן ברמת גן יודע שבעוד חודשיים ייפתח תקן דומה. כל אחת מהסיבות האלה מצדיקה תקופה אחרת, ולכן כדאי לנסח אותן בנפרד במקום לקבוע מספר אחד לכל דבר.
מה שלא עובד הוא תיקייה בשם "קו״ח ישנים" בתיבת הדואר של המנכ״ל, עם קבצים משנת 2019. אף אחד לא יודע מה יש שם, מי ראה ומי הסכים למה. אם המייל של המנכ״ל נפרץ, כל המסמכים האלה נחשפים יחד.
הנחיה 2/2012: מה היא כן קובעת על שימוש חוזר
שמה המלא של ההנחיה הוא "תחולת הוראות חוק הגנת הפרטיות על הליכי מיון לקבלה לעבודה ופעילות מכוני מיון", ועל עמוד השער כתוב "נוסח מעודכן בעקבות תיקון 13". היא נכתבה בעיקר על מכוני מיון, אבל הרבה ממנה חל על כל מעסיק:
- מידע שנאסף עבור מעסיק אחד לא יכול לשמש מעסיק אחר, ומכון מיון צריך להחזיק בנפרד את המאגרים של מעסיקים שונים (סעיף 2.6.3).
- הסכמה של מועמד היא תנאי הכרחי לשימוש נוסף במידע, אבל לא תנאי מספיק. השימוש עדיין צריך להיות מידתי (סעיף 2.6.8).
- הסכמה לשימושים נוספים שניתנה ביום המבחנים או לפניו נחשבת ככלל כלא חופשית. היא יכולה להיות תקפה אם ניתנה אחרי שהמועמד קיבל את החלטת המעסיק (סעיף 2.6.10).
- אם מבקשים מראש הסכמה לשמור לטובת מעסיקים עתידיים, צריך טופס נפרד, חתימה נפרדת, הבהרה שסירוב לא יפגע במועמד, ואפשרות לחזור בו בכל עת. ועדיין, לפני כל העברה למעסיק נוסף צריך הסכמה ספציפית (סעיף 2.6.11).
למעסיק רגיל, הלקח פשוט: אם אתם רוצים לשמור מועמד "לפעם הבאה", תשאלו אותו אחרי שקיבל תשובה, בהודעה נפרדת, ותנו לו דרך פשוטה לומר לא.
תבנית מדיניות שמירה שאפשר להתחיל ממנה
זו נקודת פתיחה לדיון עם יועץ, לא נוסח סופי. המספרים בטבלה הם דוגמה שאתם בוחרים, לא דרישה של החוק.
| סוג מידע | מטרה | תקופה לדוגמה (אתם קובעים) | מה קורה בסוף |
|---|---|---|---|
| קורות חיים ופרטי קשר של מועמד שלא התקבל | השלמת הגיוס למשרה הספציפית | עד סגירת המשרה ועוד תקופה קצרה שאתם מנמקים | מחיקה אוטומטית |
| סיכום ראיון וציונים | תיעוד ההחלטה למקרה של טענה להפליה | תקופה שתקבעו עם עורך דין לפי חשיפה בפועל | מחיקה, או צמצום לרשומה מינימלית |
| מועמד שהסכים במפורש לשמירה למשרות נוספות | פנייה במשרות דומות | תקופה שנאמרה לו מראש, עם תזכורת לפני סיום | מחיקה, אלא אם חידש הסכמה |
| תוצאות מבחני התאמה או הערכת אישיות | הליך המיון בלבד | הקצרה ביותר שאפשר | מחיקה, גישה מצומצמת בינתיים |
ארבעה צעדים ליישום
- מגדירים תקופה לכל סוג מידע וכותבים משפט אחד שמנמק אותה.
- אומרים למועמד. סעיף 11 לחוק מחייב, כשמבקשים מידע לשמירה במאגר, לציין את המטרה, את שם בעל השליטה ופרטי ההתקשרות, למי יימסר המידע, ואת זכויות העיון והתיקון. משפט על תקופת השמירה בטופס ההגשה משלים את התמונה. על ניסוח הודעה כזו כתבנו במאמר על תיקון 13 וגיוס.
- מוחקים אוטומטית. מחיקה שתלויה בזיכרון של מישהו לא קורית. גיליון אקסל עם עמודת "תאריך מחיקה" הוא התחלה, אבל מערכת שמוחקת לבד עדיפה. הסברנו את המעבר במאמר מאקסל למערכת גיוס.
- מבקשים הסכמה לשמירה בנפרד, אחרי ההחלטה, עם כפתור ביטול.
אנחנו בונים את משרות VIP (בפיתוח) כך שלכל מעסיק נקבעת תקופת שמירה, המחיקה רצה אוטומטית, והמועמד יכול לבקש לראות או למחוק את המידע שלו. אפשר להצטרף לרשימת ההמתנה.
בקשות עיון ומחיקה מצד מועמדים
סעיף 13 לחוק נותן לכל אדם זכות לעיין במידע עליו שמוחזק במאגר, וסעיף 14 מאפשר לו לבקש לתקן או למחוק מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן. בהנחיה 2/2012 הרשות מוסיפה נקודה שכדאי לזכור: מרגע שהוגשה בקשת עיון, אסור למחוק את המידע כדי לסכל אותה. כלומר, מדיניות מחיקה אוטומטית טובה צריכה גם מנגנון "הקפאה" לרשומה שיש עליה בקשה פתוחה.
אם הייתי צריך לבחור דבר אחד לעשות השבוע, הייתי פותח את תיבת הגיוס, סופר כמה קורות חיים יש שם מלפני יותר משנה, ושואל את עצמי אם אני יכול להסביר למה כל אחד מהם עוד שם. ברוב העסקים הקטנים התשובה מובילה למחיקה גדולה אחת ולמדיניות פשוטה מכאן והלאה.
רוצים לראות את הצד השני של אותו תהליך? במאמר האם מאגר מועמדים צריך רישום הסברנו מתי מאגר כזה מגיע לחובות כבדות יותר. מידע על אופן הטיפול שלנו בנתונים נמצא במדיניות הפרטיות.
המאמר אינו ייעוץ משפטי. הוא מסכם מקורות פומביים נכון לנובמבר 2026. לקביעת תקופות שמירה בארגון שלכם, ובמיוחד כשיש חשש לתביעה, כדאי להתייעץ עם עורך דין שמתמחה בפרטיות או בדיני עבודה.
מקורות
- חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 (נוסח בוויקיטקסט, כולל תיקון 13)
- הנחיית הרשות להגנת הפרטיות מס' 2/2012: תחולת הוראות חוק הגנת הפרטיות על הליכי מיון לקבלה לעבודה ופעילות מכוני מיון (נוסח מעודכן בעקבות תיקון 13)
- תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017 (ויקיטקסט)
נבדק לאחרונה ב-11/11/2026. מצאתם טעות או מקור מעודכן? כתבו ל-yossiheine.biz@gmail.com. כל המקורות באתר: עמוד המקורות.